Näin nakitat paskaduunit alihankkijallesi tai pääset niistä kokonaan eroon

Olen pitkään toimittanut palvelua, jossa kaikki alihankkijoiden osatoimitukset ovat käyneet minun kauttani ennen loppuasiakkaalle päätymistä. Tyypillisesti toimituksiin on tehty pyynnöstäni muutoksia, korjauksia tai parannuksia. Tai niinhän minä luulin...

Ruoskin alihankkijoita ja heidän luomuksiaan, koska olisin itse tehnyt eri tavalla. Loppuasiakkaalle toimittamillani korjaus- ja tarkastuskierroksilla ei ollut mitään merkitystä, sillä ne eivät muuttaneet lopputulosta paremmaksi tai huonommaksi. Ne vain muuttivat itsetarkoituksellisesti lopputulosta.

Tosin tarkistus- ja korjauskierroksilla oli monia muita vaikutuksia toimitusprojekteihin.

1. Minulta kului toimitusprojektiin enemmän aikaa
2. Alihankkijalta kului toimitusprojektiin enemmän aikaa
3. Alihankkija oppi nopeasti ulkoistamaan vastuun omasta työstään minulle ja laatu heikkeni
4. Asiakas sai odottaa toimitusta pidempään
5. Asiakas joutui maksamaan palvelusta enemmän

Ongelma oli loppujen lopuksi todella helppo lääkitä. Määräsin alihankkijan toimittamaan osansa suoraan asiakkaalle, saamaan palautteensa suoraan asiakkaalta ja sumplimaan korjaukset ja muutokset suoraan asiakkaan kanssa. Itse jäin vain tarkkailemaan, mitä tapahtui. Ainoa tarvittava muutos prosessiin muuten oli, että kerroin asiakkaalle etukäteen, että alihankkija tulee olemaan suoraan yhtydessä häneen asian X ja Y tiimoilta.

Prosessimuutoksen tuomat höydyt sen sijaan olivat merkittävät. Minä, alihankkija ja asiakas säästimme kaikki aikaa. Kaikki muutos- ja korjaustyöt muuttuivat työläästä riippakivestä sujuvaksi dialogiksi. Lisäksi stressin määrä pieneni, kun toimituksen liikkuvien osien ja keskenäisten riippuvuuksien määrä väheni.

Kun ulkoistat työtehtävän, ulkoista myös siihen liittyvä vastuu ja paskaduuni. Muuten joudut kärsimään alihankinnan teettämisestä, vaikka halusitkin hyötyä. Ellei alihankkijasi kykene toimittamaan suoraan asiakkaalle ilman kädestäpitelyä, vaihda alihankkija parempaan.

Ulkoistatko töitä vai ongelmia?

Alihankinnan ongelmat juontavat juurensa siitä, että ostat jotakin jota et ymmärrä. Tällöin olet täysin myyjän armoilla ja homma toimii vain, jos alihankkijasi toimii moitteettomasti. Tästä syystä kannattaa valita alihankkija sen mukaan, osaatko ulkoistamasi duunit itse.

Oma nyrkkisääntöni on, että tuotannossa ulkoistetaan töitä ja muualla ongelmia.

Moni yrittäjä päätyy teettämään kirjanpitonsa tilitoimistossa. Tällöin hänen pääasiallinen motivaattorinsa ei ole päästä eroon kirjausten tekemisestä, vaan niihin liittyvistä ongelmista.

Kirjanpitonsa ulkoistanut yrittäjä on pitkälti tilitoimiston armoilla. Hänellä on oltava asiantuntemusta, jotta hän osaa valvoa tilitoimiston töitä ja varmistaa riittävän laadun maksettuun hintaan nähden. Tilitoimistoksi kannattaakin valita toimisto, joka on hyvin johdettu, koska tällöin yritys itse pyrkii aktiivisesti pitämään huolta asioistasi.

Hyvin johdettu ja hoidettu palveluyritys tuottaa usein hieman hintavampaa palvelua kaiken varmistustyön takia. Mitä useampi henkilö yrityksessä keskittyy palvelemaan asiakasta tuotannon ulkopuolella, sitä korkeampi hinnan on oltava.

Kun ulkoistat osia omasta tuotannostasi alihankkijoille, haluat varmasti katsoa, että kustannukset ovat kohdillaan. Hinta tuuppaa olemaan halvempi, kun talo itse ei pidä huolta sinusta ihan niin paljon.

Kun ostat ohjelmointipalveluita tietotuotteitesi toteutuksiin pääset helpommalla, jos osaat itse kirjoittaa teknisiä määrittelydokumentteja. Näiden dokumenttien pohjalta saat heti hinnan ja määrittelyn mukaisen työn. Muuten joudut maksamaan kalliista konsulttitunneista, kun sinua pidetään kädestä. Lopputuloksena onkin se samainen määrittelydokumentti.

Tämä ei tietenkään tarkoita, ettei tuotannossa saa ulkoistaa ongelmia. Tähdellisempää on, osaisiko ongelman hoitaa itse. Mitä paremmin tunnet ongelmat ja työt, sitä enemmän sinulla on vaihtoehtoja ja sitä parmmin voit neuvotella toimittajiesi kanssa.

Mielestäni ei ole mitään osaa yrityksestä, mitä ei voisi ulkoistaa. Eihän se loppujen lopuksi eroa niin paljoa siitä, että antaisi työntekijän tehdä työt. Molemmissa tapauksissa lopputulos on se, ettet itsee tee jotakin, vaan annat sen jollekin muulle tehtäväksi.

Kun ulkoistat, mieti mitä ulkoistat. Jos ymmärrät ongelman hyvin ja osaat ratkaista sen myös itse, olet paremmassa jamassa. Mikäli ei itse ymmärrä ongelmaasi tarpeeksi hyvin, että osaisit ratkaista sen, tarvitset erilaisen hankkijan. Valitse tällöin hyvin johdettu ja (kalliimpi) talo, jonka intresseissä on ajaa sinun intressejäsi.

Yksi kokki, monta soppaa vs. monta kokkia, yksi soppa

Palveluntuotannossa eri ammattilaisten yhdessä tekemisen tarve aiheuttaa aina ongelmia. Kun liikkuvien osien määrä kasvaa, ketjun lenkkien määrä kasvaa. Jokainen ketjuhan on vain heikoimman lenkkinsä vahvuinen. Miten palvelun sitten saa tuotettua lyhyellä ketjulla?

Söin tänään lounasta Iso Omenassa Wok Up -nimisessä ravintolassa. Itse wokki oli keskinkertaista, mutta palveluyrittäjän näkökulmasta heidän tapansa toimittaa minulle muonaa oli hyvin mielenkiintoinen.

Valitsin ensin kulhollisen täyteen tuoreita vihanneksia ja juureksia. Annoin sen jälkeen kulhon kokille, kerroin mitä lisukkeita, lihaa ja kastikkeita halusin wokkiini. Kokki otti vihannekset, tilauksen ja rahat ja paineli keittolevylle. Hetken päästä sain kouraani hänen äsken edessäni wokkaamansa ruoka-annoksen.

Kulloostiko hankalalta vai yksinkertaiselta? Analysoidaan tapaa tuottaa palvelu:

• Asiakas osallistui palveluntuotantoon tavalla, joka soi valtaa, muttei varsinaisesti aiheuttanut töitä
• Koko näkyvän palveluntuotannon hoiti yksi henkilö, hänen työpanoksensa ei vaatinut muiden sekaantumista
  
• Palvelu oli täysin läpinäkyvä, sain halutessani jopa seurata kokin wokkausta

Kaikista eniten kiinnitin huomiota siihen, että yksi henkilö teki kaiken. Jos vihannekset eivät olisi olleet valmiiksi paloina, se ei olisi onnistunut. Jos riisi ei olisi ollut valmiiksi keitettyä, se ei olisi onnistunut. Toisin sanoen palvelu oli tarkoituksella tehty sellaiseksi, että yksi ihminen pystyy hoitamaan asiakkaalle koko näkyvän palvelutuotannon.

Samaa periaatetta voi soveltaa projekteihin. Kun yksi henkilö pystyy viemään projektin läpi asiakkaan kanssa, jäävät mahdolliset ongelmat selvitettäväksesi verhojen takana. Nämä ongelmat onkin sitten helppo ulkoistaa muiden huoleksi.

Jos projektisi vaativat enemmän kuin yhden henkilön työskentelemään asiakkaasi kanssa, ongelmat ovat varmasti tuttuja. Projektipäällikkö on sairaana, graafikko on toisessa palaverissa ja juristi istuu ruuhkassa. Siinä sitten selitellään ja paikkaillaan.

Kuitenkin suurin osa projekteista voitaisiin hoitaa pienemmällä porukalla. Sitäpaitsi muiden paikkaaminen on jo tuttua. Jos projektipäällikön tehtäväksi tuleekin vain paikata muita mahdollisimman hyvin, hän voi hoitaa projektin asiakkaan kanssa yksin. Sitten hän käyttää hyväkseen graafikon, juristin ja kenen tahansa muun asiantuntemusta, jotta haluttu lopputulos saadaan.

Asiantuntijaprojektien toimittaminen Wok Up -tyylillä toimii monella tasolla:

• Asiakkaan kanssa työskenetelevän veijarin tehtävä on palvella asiakasta, ei tuntea lakia tai omata visuaalista silmää
• Tuotteistus kohtaa yhä vähemmän vastarintaa, koska projekti ei ikimaailmassa voisi toimia, ellei asioista voida sopia jo etukäteen
  
• Asiakkaalle on vähemmän selitettävää ja paikkailtavaa, kun ei yritetä koordinoida kaikkien menoja yhteen
• Asiantuntijatehtävät voidaan alihankkia yhä helpommin, kiitos konseptin vaatiman tuotteistuksen

Mitä jos hajottaisit kokkijoukkosi ja laittaisit yhden sopan kimppuun vain yhden kokin. Näin kolmella kokilla saadaan kolme helposti tehtyä soppaa, ei yhtä vaikeasti tehtyä soppaa. Tuottavuus nousee ja jokainen asiakas saa henkilökohtaisempaa palvelua.

Palveluiden alihankinta ei ole mörkö

Palveluyrittäjälle alihankinta on aihe, joka usein kohtaa vastarintaa. Moni asiakas olettaa, että teet kaiken itse. Lisäksi työntekijät näkevät alihankinnan mörkönä: eihän kukaan muu osaa tätä tehdä ja jos osaa, niin menee duunit!

Vaikka vastarintaa tuleekin, alihankinnan hyödyt ovat kiistattomat.

• Alihankkija maksaa sinulle vain, kun teetät hänellä työtä
• Alihankkija vastaa työn tuloksista, etkä joudu maksamaan ylimääräistä jos alihankkijan työntekijällä on krapula
• Alihankkijan kanssa voit tilata vähemmän, vaikka firma tekeekin voittoa
• Alihankkija ei oleta sinun hoitavan kaikkea hänen puolestaan, vaan tekee kaikkensa, jotta tilaisit enemmän ja useammin
• Alihankkijoiden kanssa yrityksesi skaalautuu ilman tuskia sekä ylös- että alaspäin tilanteen mukaan

Olen huomannut, että alihankkiminen on joskus hankalaa. Omat sääntöni alihankinnan teettämiseen ovat seuraavat:

• Jos palvelun tuntee hyvin ja osaa määritellä hyvin, se on helppo alihankkia
• Kun täysin samaa alihankintapalvelua tarjoaa usea eri toimija, et ota riskiä ostaessasi ulkopuolelta
• Jos palvelun osa ei ole juuri se pieni osa, joka erottaa sinut kaikista muista, se kannattaa ehdottomasti teettää jollakin muulla
• Mitä saturoituneempi markkina, sitä kannattavampaa alihankita on

Alihankinnan ei tarvitse tarkoittaa intialaisten kääpiökoodareitten armeijaa. Alihankkija voi olla toiminimellä toimiva henkilö, joka on paikalla tarvittaessa. Alihankinta voi olla myös hyvin määritelty palvelu isolta yritykseltä. Tärkeintä on, että sen käyttö on sinulle helppoa ja kustannustehokasta.

Palveluyrittäjä, mieti mikä osa toiminnastasi on oikeasti uniikkia. Mieti mikä on se lisä, josta asiakkaasi todella ovat valmiita maksamaan. Mieti sen jälkeen, miksi ihmeessä teet itse kaikkea muuta!

Firma on sinun, sitä ei kannata määritellä asiakkaiden tai työntekijöiden oletuksien mukaan. Se kannattaa määritellä sen mukaan, miten saat optimoitua työn ja katteen suhteen.